Wissensbasis, die sich aus Meetings, Transkripten und Note-Takern selbst füllt — ohne dass Entwickler dafür eine billable Stunde verlieren. Neue Mitarbeiter werden ab Tag 1 produktiv. Wissen verlässt das Unternehmen nicht mehr mit Kündigungen.
Jeder sucht parallel. Jeder pflegt parallel. Jeder antwortet parallel auf die gleichen Fragen. Konservativ gerechnet bei 20 Mitarbeitern:
Rechen-Annahmen für deine Validierung: 20 MA · ~4h/Woche Suche+Doppelarbeit pro Person · 80 €/h Vollkosten · 45 Arbeitswochen/Jahr. McKinsey rechnet hier mit 19% der Arbeitswoche — ich rechne mit gut der Hälfte, weil ich konservativ bin. Wenn deine echten Zahlen anders liegen, korrigieren wir das im Audit (Woche 1–2).
Der Sprint entspricht ~3 Wochen dieses Verlusts. Danach ist das Loch dicht.
„Back Office hat kein System. Front Office hat keine Zeit. Wenn man so was aufbaut, muss es so einfach wie möglich sein zu dokumentieren — z.B. mit Note Takern, die Transkripte direkt in die Wissensbasis einspeisen." Nikolai Golenko · Multibase
Zwei unterschiedliche Probleme, derselbe Mechanismus löst beide:
Entwickler sind fast 100% billable. Dokumentation passiert nur, wenn Kunden dafür zahlen. Wissen bleibt im Code und im Kopf.
Notion ist da, aber kein einheitliches Wie. Keine Struktur, keine Verantwortlichkeit. „Bitte schreib's auf" als Routine-Bitte.
Teams speichert Transkripte umständlich (OneDrive, Freigabe-Logik). Du nutzt Granola privat. Andere haben gar nichts. Keine DSGVO-Sicherheit, keine zentrale Pipeline.
Kandidaten gibt es. Kündigungsfristen ziehen den Start. Jede Woche ohne Tier 1 lässt die Inseln weiter auseinander driften.
Woche 1: Interviews mit den Team Leads aus Front und Back Office, Workspace-Sichtung (Notion, Langdock, DevOps). Woche 2: Synthese, Quick Wins definieren und startklar machen. Direkter Übergang in Wirkung.
Der Mechanismus, der Front und Back Office in dieselbe Wissensbasis einspeist — ohne dass jemand zusätzlich dokumentieren muss. Note-Taker-Auswahl mit DSGVO-Check, Workflow definiert (Meeting → Transkript → strukturiertes Format → Notion-Eintrag), Pilot mit zwei Teams. Ohne diesen Mechanismus wird die Wissensbasis nach acht Wochen wieder zur Wüste.
Konkrete Entscheidungen: Welches Wissen wohin, welche Strukturen entstehen in Notion, welche Inhalte Langdock anbindet, wer pflegt was. Inklusive Verantwortlichkeiten — denn das System lebt nur, wenn jemand benannt ist.
Drei priorisierte Wissensbereiche werden in Notion strukturell aufgesetzt, mit Inhalten befüllt, an Langdock angebunden, an die Note-Taking-Pipeline angeschlossen — und die Team Leads sind eingewiesen. Ende Woche 5 im täglichen Gebrauch.
Ein Dokument, das den Stand, die Entscheidungen und die nächsten Schritte zusammenfasst. Persönliches Handover mit dem Multibase-Leadership — oder direkt mit dem neuen Head of AI.
Drin: Audit, Quick Wins, Note-Taker-Auswahl mit DSGVO-Check und Workflow-Konzept, Wissensarchitektur, Notion-Strukturaufbau, Inhalte-Befüllung in drei Bereichen, Adoption mit den Team Leads, Playbook.
Nicht drin: Backend-Engineering in Azure DevOps. Tiefe Langdock-Integration auf Code-Ebene. Note-Taker-Tool-Lizenz (kauft Multibase) sowie technischer Build einer automatisierten Pipeline — ich liefere die Auswahl, die Bewertung und das Konzept; die technische Automatisierung setzt euer Tech-Lead oder der neue Head of AI um.
Sobald ihr die Notion-AI-Lizenz aktiviert (Lizenzkosten bei Notion), setze ich den Workspace so auf, dass die KI-Suche wirklich funktioniert: Tags, Properties, drei Kern-Datenbanken, kurzer Walkthrough mit den Team Leads.
Wert: 2.500 €Vorgefertigte Struktur in Notion: was ein neuer Multibase-Mitarbeiter in Woche 1, 2 und 4 wissen muss. Wiederverwendbar für jeden Hire — und insbesondere für den neuen Head of AI sowie die anderen offenen Rollen.
Wert: 3.000 €Am Ende von Woche 2 steht der Review-Termin: Landkarte und 2–3 Quick Wins startklar oder angelaufen. Wenn ihr dann sagt „das bringt uns nichts" — Ende. Multibase zahlt nur die Diagnose-Phase (6.500 €), den Rest behaltet ihr. Kein Risiko für den vollen Sprint, bevor die ersten Quick Wins auf dem Tisch liegen.
Wissensbasis-Projekte scheitern selten an der Technik. Sie scheitern an der Architektur-Entscheidung in Woche 1, am Tool-Streit in Woche 3, an fehlender Governance in Monat 6. Karolyne Hahn hat in 15 Jahren Beratung über acht Industrien hinweg an genau diesen Stellen gesehen, was funktioniert und was nicht. Multibase-Entwickler verlieren dabei keine billable Stunde — das System extrahiert Wissen aus Meetings, die ohnehin stattfinden. Niemand muss zusätzlich dokumentieren.
Sobald wir uns einig sind, startet die Diagnose-Phase direkt im Anschluss. Ich brauche bis zum Kickoff drei Dinge: lesenden Zugang zu Notion und Langdock, Calendar-Slots der Team Leads, eine kurze interne Ankündigung. Den Rest organisiere ich.
Sobald ihr grünes Licht gebt, geht der Sprint direkt im Anschluss los — Quick-Win-Review Ende Woche 2.